Effektivitet kan läras

Alla ledare måste utföra uppgifter korrekt - effektivitet. Människor med lysande mentala förmågor kan vara ineffektiva arbetare. Sinne, fantasi och kunskap i kombination med effektivitet förkroppsligas i resultaten.

Fram till nyligen var organisationens huvudproblem produktiviteten för manuella arbetare. Under de senaste hundra åren har vi lärt oss att mäta det och har upprepade gånger ökat produktiviteten hos en enskild arbetare. Moderna organisationers arbete bygger på intellektuellt arbete.

1. Det kan inte mätas med hjälp av kriterier härledda för fysisk arbetskraft;
2. Inte kvantifierbar;
3. Mätt inte på uppkomna kostnader;
4. Ledarnas bidrag beror inte på antalet underordnade.
5. Effektivitet är resultaten, inte mängden ledningsarbete.

I böckerna om utveckling av ledande personal presenterar de ett porträtt av ”morgondagens ledare” som ”en person för all tid”, i sådana människor har världen alltid upplevt en stor brist. Generiskt geni krävs:

1. Kunna utföra analys;
2. Ta beslut;
3. Arbeta med människor;
4. Tänk kreativt;
5. God kunskap om matematik;
6. Förstå egenskaperna hos ditt företag och din ledningsstruktur.

Företag rekryterar människor som i bästa fall har en av de önskade egenskaperna. Bilda en organisation så att alla som är starka inom ett visst område kan använda sina färdigheter och förmågor i sitt arbete. Satsa på att utöka horisonterna för människors aktiviteter med de verktyg som finns tillgängliga för dem. Räkna inte med ett kraftigt språng i utvecklingen av personliga förmågor.

Ett utmärkande drag hos effektiva ledare är förmågan att uppnå ett positivt resultat i allt. Fem vanor som en ledare behöver utveckla för att fungera effektivt:

1. Vet vad din tid spenderas på. Arbeta med att hantera tid och öka dess effektivitet.
2. Fokusera på prestationer som går utöver organisationen. Sikta inte på jobbet utan på slutresultatet.
3. Utveckla styrkor - dina egna, dina överordnade, kollegor, underordnade. Fokusera inte på svagheter, börja inte med uppgifter som du inte kan lösa.
4. Fokusera på områden där högkvalitativt arbete ger enastående resultat. Prioritera och håll dig uppå dem.
5. Ta effektiva beslut. De rätta besluten är ett system, en serie rätt steg i rätt sekvens. En effektiv lösning är baserad på olika åsikter, inte på konsensus. Snabba lösningar är felaktiga beslut. Det bör finnas få lösningar, men de bör vara grundläggande. Rätt strategi behövs, inte uppfinningsrika trick.

Spendera din tid

Tidens resurs kan inte ersättas! Lär dig att hantera din tid - först, så exakt som möjligt, bestämma vad den faktiskt spenderas på och minimera dess oproduktiva användning. Konsolidera tiden du kan kontrollera i förstorade block, gör inte 20 block, gör 5.

Processen för tidshantering består av tre steg.

Tidinspelning

Tänk på hur mycket tid som används på jobbet, analysera din effektivitet.

Det första steget för att förbättra chefens prestanda är att registrera den faktiska tiden som används. Registrera din tid att spendera regelbundet.Identifiera de mest oproduktiva aktiviteterna och bli av med dem. Skapa ett nytt arbetsschema efter varje kontroll. Ställ dig själv diagnostiska frågor:

1. Vad händer om det inte görs alls? Om svaret är "ingenting", kassera detta fall.
2. Vilka typer av aktiviteter som jag ansvarar för kan en annan person ta upp och göra jobbet inte sämre, eller ännu bättre, än jag?
3. Vilka är mina aktiviteter som slösar bort tid utan att få fördelar med mitt arbete?

Tidsplanering

Gör en plan för användbara och nödvändiga saker. Dålig hantering tillbringar det mesta av din tid.

1. Identifiera oproduktivt tidsavfall på grund av brist på system eller kortsiktighet. Arbetskriser som återkommer år efter år är en god signal för åtgärder. Krisen som hände en andra gång borde inte längre uppstå.
2. Se till att det inte finns för mycket arbete - detta minskar effektiviteten. I sådana fall lägger arbetarna mer tid på ”interaktion” än på arbete. Om ledare lägger mer än en tiondel av sin tid på att lösa "problem med mänskliga relationer" är kollektivet för stort.
3. För många möten är en indikation på dålig organisation. Uppgiften ska vara holistisk, inte dela upp den i flera deluppgifter, när ansvaret delas mellan många människor och information inte når dem som verkligen behöver det. Möten bör inte vara regeln, utan ett undantag från regeln.

Tidskonsolidering

Gruppera ärenden i stora tidsblock. Arbetstiden kommer att användas till ingen nytta om den är fragmenterad i block på 15-30 minuter. Det finns många sätt att konsolidera tidsblock. Du kan arbeta hemma en dag i veckan; planera möten, kontroller, diskussioner om olika problem under två dagar i veckan; Schemalägg den dagliga arbetsbelastningen varje morgon innan du går till jobbet.

Diskretionär tid ägnas åt att göra saker som ger den högsta avkastningen. Uppskatta hur mycket som står till ditt förfogande. Tilldela solida tidsblock för specifika händelser. Gå hela tiden igenom ditt schema och bli av med de minst produktiva aktiviteterna.

Lämna inte planen på papper - arbeta med den hela tiden.

Chefer måste ofta ta itu med ineffektiva, men nödvändiga uppgifter: prata med de bästa klienterna, delta i underordnade möten, tillhandahålla information ... Försök att anlita sådana frågor till ansvariga underordnade. För att uppnå verkliga resultat bör en mentalarbetare fokusera på resultat och mål för hela organisationens arbete.

Hur kan jag bidra till framgången för min organisation?

Kom ihåg ditt ansvar gentemot företaget. En person som fokuserar all sin uppmärksamhet på pågående insatser och ständigt betonar sin auktoritet och makt är bara en underordnad, oavsett hur hög hans status i organisationen är.

Huvudets personliga ansvar

Varje organisation måste lyckas inom tre huvudområden:

1. Omedelbara resultat;
2. Utveckling av värden och deras bekräftelse;
3. Förbereda anställda för arbete i framtiden. Om organisationen misslyckas inom ett av dessa områden kommer den först att vara i stagnationstillstånd och sedan upphöra att existera. Det är inom dessa områden som ledaren ska bidra.

Oförmåga eller ovilja att förändras i enlighet med kraven i en ny position är en vanlig orsak till ledarens misslyckande. Det är inte bara resultaten som hans aktiviteter syftar till att förändra, den allmänna betydelsen av de tre huvudparametrarna för framgångsrikt arbete förändras.

Hur man ökar effektiviteten hos en specialist

Det är nödvändigt att ge specialisten möjlighet att arbeta effektivt i sin nisch.Han måste tydligt förstå vem som ska använda resultaten av sitt arbete och vad användaren behöver veta och förstå för att kunna göra sitt arbete produktivt. Det är nödvändigt att ta hand om den praktiska användbarheten för din produkt. Det viktigaste är inte att producera universals, "jack of all trades."

Rätt interpersonella relationer

Korrekt mellanmänskliga relationer uppstår när ledaren i arbete och relationer med andra fokuserar på sitt bidrag till den gemensamma orsaken. Krav för effektiva interpersonella relationer:

1. Kommunikation;
2. Lagarbete;
3. Självutveckling;
4. Utvecklingen av andra människor.

Effektivt möte

Huvudregeln är att initialt orientera mötet till ett specifikt resultat.

En effektiv ledare bör tydligt veta vad han vill uppnå genom ett möte, rapport eller presentation. Innehållet i sådana händelser bör noggrant genomtänkas och kommuniceras till deltagarna i förväg.

Hur man stärker styrkor

Använd alla möjliga styrkor hos underordnade, partner, överordnade och dina egna för att uppnå resultat. Gör styrkorna så produktiva som möjligt.

Val av anställda baserat på deras styrkor

Regler för personalrekrytering:

1. En position där två eller tre personer redan har förändrats, efter att ha gjort sitt jobb bra på sina tidigare jobb, bör anses omöjligt. Ändra det.

2. Gör varje inlägg i stor skala och betydande. Arbetsuppgiften bör vara så bred att alla anställdas starka egenskaper manifesteras i full kraft - detta kommer att avslöja kandidatens styrkor.

3. Börja arbeta med människor, avslöja och använda sin potential på rätt sätt snarare än att anförtro dem till standardansvar. Försök inte att utvärdera den anställdes potential, potential är bara ett löfte. Framgångsrika chefer utvecklar sina egna utvärderingsformer, som består av att lista de anställdas resultat i sina tidigare positioner och fyra frågor:

• Vad gör han bra?
• Vad kan han annars göra bra baserat på sina förmågor?
• Vad behöver han för att lära sig att utnyttja sina styrkor fullt ut?
• Om jag hade barn, skulle jag vilja att de skulle arbeta med den här personen i framtiden? Varför?

4. För att använda styrkor måste du kunna klara svagheter.

5. Undvik den farliga fällan att skapa inlägg för en viss person.

Hur man hanterar din chef

Tyngdpunkten på styrkorna hos sin ledare, det vill säga skapandet av villkor för att han ska agera på vilken han är kapabel, gör både hans och hans underordns arbete effektivt.

Om chefens styrka är hans förmåga i politiken i posten, där politik är avgörande, först introducera honom till den politiska aspekten av situationen. Han kommer att förstå vad som står på spel och kommer effektivt att använda sina styrkor med beaktande av den nya riktningen för politik.

Förbättra din egen effektivitet

Gör vad du kan göra bäst, leta ständigt efter vad du kan göra annat.

En effektiv ledare observerar alltid sitt eget arbete, dess resultat och försöker spåra allmänna trender: hur man arbetar mer effektivt med publiken eller vilken tid på dagen det är bättre att skriva presentationer, göra snabba anteckningar eller noggrant arbeta igenom varje förslag.

För att vara effektiv är det nödvändigt att utöka möjligheterna och begränsa problem. Standarder för aktiviteter för en grupp människor är inställda på en ledares exempel - din aktivitet bör bara baseras på dina styrkor.

Allt har sin tid

Den huvudsakliga hemligheten med effektiviteten är koncentration. Först och främst är det nödvändigt att utföra de viktigaste sakerna och aldrig göra flera viktiga saker samtidigt. Tuff självdisciplin, järnvilja och förmågan att säga nej behövs.Detta hjälper dig med ett stort antal uppgifter.

Att göra en sak under en tidsperiod är att göra det snabbt. Människor som kan omarbeta många saker av olika karaktär hanterar dem i tur och ordning.

Bli av med gårdagens last

Att systematiskt bli av med det gamla är det enda sättet att effektivt starta en ny. Bli av med tidigare misslyckanden; gårdagens framgångar, som upphörde att vara produktiva; aktiviteter som inte gav önskat resultat.

Problemet med kända organisationer är inte bristen på kreativitet. Ofta är alla deras anställda för upptagna med att lösa gårdagens uppgifter. Stimulering av kreativitet kan vara framgångsrik även i de mest begränsade strukturerna mättade med byråkrati om de regelbundet kontrollerar program och aktiviteter för deras relevans och all oproduktiv aktivitet upphör omedelbart.

Prioritet och andra frågor

Prioritering är en enkel uppgift. Det är svårare att identifiera icke-prioriterade uppgifter som bör skjutas upp och strikt följa deras lösning. Mod, inte analys, dikterar de riktigt viktiga reglerna för prioritering:

1. Välj framtiden, inte det förflutna;
2. Fokusera på möjligheter, inte problemet;
3. Välj din egen riktning och gå inte med flödet, följ vinnarna;
4. Sätt mål som ger ett synligt resultat och inte de som uppnås säkert och enkelt.

Utför dina egna första prioriterade uppgifter, trots begränsningarna i tid och omständigheter. Detta är ledarens enda hopp om att bli befälhavaren i sin tid och hans omständigheter och inte deras slav.

Beslutsprocess

Effektiva ledare tänker i strategiska och storskaliga kategorier. Sätt inte upp ett mål för att lösa aktuella problem, ta inte för många beslut. Koncentrera bara det viktigaste. Sträva inte efter snabbt beslutsfattande.

Du måste veta när beslutet ska baseras på principen och när - baserat på behovet för ögonblicket och pragmatismen. Merparten av tiden i denna process läggs inte på att fatta beslut, utan på att genomföra dem i praktiken. Implementeringen av en effektiv lösning ska vara enkel och så nära den genomsnittliga anställdas kapacitet som möjligt.

Processen att fatta effektiva beslut:

1. Fråga dig själv: "Är denna situation karakteristisk, eller är detta ett undantag från regeln?" Lös ett vanligt karakteristiskt problem genom att skapa en princip. Undantag måste hanteras med tanke på den specifika situationen.
2. Definiera tydligt exakt vad som ska uppnås tack vare en specifik lösning. Vilka är dess mål? Vilka är minsta uppgifter inför honom? Vilka villkor ska den uppfylla? En effektiv lösning måste vara förenlig med målen, annars är den ineffektiv och olämplig.
3. Börja med vad som är rätt, inte vad som är acceptabelt. I det sista steget måste du fortfarande kompromissa. Om en person inte vet hur man uppfyller gränsvillkoren kan han inte välja mellan rätt och fel kompromiss, och detta leder ofta till fel.
4. Det tar mest tid att implementera lösningen. Ingen lösning kommer att vara effektiv om inte mekanismer för dess implementering har utvecklats från början. Inget beslut kan anses ha antagits förrän någon hålls ansvarig för dess genomförande. För att genomföra ett beslut krävs svar på flera frågor: "Vem ska veta om detta beslut?", "Vilka åtgärder ska vidtas?", "Vem kommer att behöva vidta dem?", "Vad ska åtgärderna vara så att de personer som anförtros det kunde uppfylla det? ". Åtgärder måste vara förenliga med förmågan hos de människor som kommer att anförtros deras genomförande.
5. Tillhandahålla ett feedbacksystem för att ständigt verifiera implementeringen av lösningen och förena med implementeringsplanen. Effektiv feedback kräver organiserad information, nummer och data. Ledaren måste personligen verifiera hur hans beslut genomförs, annars kommer hans verksamhet att vara ineffektiv.

Effektiva lösningar

Varje beslut är ett val mellan alternativ. För att fatta ett effektivt beslut, samla in det maximala antalet yttranden som stöds av fakta. Utveckla vanan, både i dig själv och i dina kollegor, att bestämma vad du ska vara uppmärksam på, vad du behöver studera och vad du ska kontrollera. Detta är grunden till alla effektiva lösningar.

En effektiv lösning är inte resultatet av enighet om att bedöma fakta, det är resultatet av konflikter mellan olika åsikter, liksom en seriös analys av olika alternativ.

Utvecklingen av en lämplig bedömningsmekanism innebär en viss risk. För att kunna bedöma måste man ha val. Endast med tillgången på alternativ kan man hoppas på ett rimligt val.

Den första regeln i beslutsfattandet är att inte fatta beslut förrän du hör åsikter som strider mot dina. Varför, när du beslutar, bör du insistera på motargument:

1. Detta är det enda sättet att förhindra en situation där beslutsfattaren blir en fång i organisationen. Sättet att undkomma fördomens fångenskap är att säkerställa att dokumenterade och noggrant genomtänkta invändningar mottas.
2. Endast meningsskiljaktigheter ger alternativ till det föreslagna alternativet. En lösning utan alternativ är bara flytten från en desperat spelare, oavsett hur noggrant han är genomtänkt. Se på oppositionen som ett sätt att tänka på lösningar.

Varje beslut är ett ingripande i ett felsökningssystem. En bra ledare kommer inte att ta risker och fatta onödiga beslut. Beslutet bör fattas om situationen troligen kommer att bli värre utan den. Möjligheterna leder ofta till förbättringar än till radikala förändringar.

Är du redo att fatta ett beslut om: kraven är genomtänkta, alternativen studeras, riskerna och fördelarna är balanserade, men det räcker inte. I denna situation måste en framgångsrik ledare motstå frestelsen och genomföra en studie av denna fråga igen.