Hjälp läsaren - strukturera dina tankar i form av en pyramid
Vid utarbetandet av dokumentet representerar många dess framtida innehåll, men har ingen konkret plan - vad man ska säga och hur man formulerar det. De börjar bara skriva, i hopp om att strukturen kommer att dyka upp på egen hand. Resultatet är en oberäknelig berättelse som läsaren måste förstå.
Anledningen föredrar ordning. Han ordnar till och med slumpmässiga data i en viss ordning.
Exempel. De forntida grekerna såg i stjärnklusterna djurfigurer snarare än promiskösa punkter.
Vid läsning försöker en person automatiskt ordna information i form av en pyramid, vars grund är motiveringar och argument som bekräftar slutsatserna. I denna form är läsaren lättare att "smälta" informationen.
Exempel. ”Platserna var kalla. Jag fick nästan en kamp. Italien förlorade. Det var en riktigt hemsk fotbollsmatch. ” En sådan "berättelse" är mycket dåligt strukturerad, eftersom nyckelidén endast indikeras i slutet.
Enligt pyramidstrukturen introduceras först en generalisering och sedan argumenteras. Historien ovan är lättare att förstå om du strukturerar den annorlunda.
Exempel. "Det var en riktigt fruktansvärd fotbollsmatch: kalla platser, jag fick nästan en kamp och Italien förlorade."
Gruppera liknande idéer och uttrycka sedan varje grupp i en mening
När du bygger en pyramid använder du bottom-up-metoden: listar först alla avhandlingar och grupperar de som leder till samma slutsats. Uttryck sedan varje grupp i en mening. Varje sådan generalisering är toppen av pyramiden.
Upprepa proceduren för de återstående grupperna. Som ett resultat kommer huvudidén med hela dokumentet att uttryckas i en mening. Din pyramid är klar.
Exempel. Avhandlingarna "vår kundbas växer", "varje kund köper mer" och "vi ökade våra priser" kan uttryckas i en mening: "vår försäljning växer". Sedan kan du gruppera denna generalisering med andra, till exempel med "våra fasta kostnader reduceras" och "våra rörliga kostnader reduceras" och uttrycka denna nya grupp med en allmän mening: "våra inkomster växer".
Gruppering och sammanfattning är enkel, men du måste följa de grundläggande reglerna:
- Varje tanke uttryckt i en pyramid bör vara en kort beskrivning av grupperade avhandlingar. Använd aldrig meningslösa generaliseringar som "det finns tre skäl för att komma in på den österrikiska marknaden." Detta är en extra klott eftersom författaren inte bry sig om att generalisera tre skäl för läsaren.
- Sammanfattningar i alla grupper bör vara logiskt lika och på samma nivå av abstraktion. Det vill säga en grupp kan inte bestå av "äpplen", "frukter" och "tabellen": äpplet och bordet är logiskt sett inte lika, och "frukt" är ett abstrakt begrepp som hänvisar till en högre nivå av pyramiden.
Motivering: Dra slutsatser från datakedjan med avdrag
Varje generalisering i pyramiden bör ställa en fråga från läsaren, vars svar ges senare. Svaret formuleras enligt avdragsmetoden.
Avdrag är en resonemangsprocess där slutsatser dras från antaganden.
Exempel. Av antagandena "alla människor är dödliga" och "Goliat är en man" följer slutsatsen att "Goliat är dödligt." Sedan kan du sammanfatta hela processen med deduktiv resonemang: "Goliat är en man, han är dödlig."
För rekommendationer, använd omvänd ordningsföljd.
Exempel. ”Vi måste anställa en kandidat som kan läsa. Kandidat A kan läsa. Därför måste vi anställa kandidat A. ” Så ordningen om antagande-antagande-slutsats döljer huvudinformationen till slutet.Rekommendationerna brukar dra nytta av omvänd ordning: "Vi måste anställa kandidat A, eftersom vi behöver någon som kan läsa, men han kan."
Trots det faktum att deduktiv resonemang är en enkel och naturlig process, bör den inte användas i komplexa argumentation, där flera nivåer av motivering behövs för att bekräfta antagandena.
Om du försöker motivera slutsatsen av ett komplext dokument genom avdrag, kommer det första antagandet troligen att ha flera nivåer av rättfärdighet genom vilket läsaren måste "komma igenom" för att närma sig det andra antagandet. Denna logik är mycket svår att följa.
Motivering: dra slutsatser från en grupp liknande teser genom induktion
Om generaliseringen i pyramiden inte kan bekräftas med avdrag, använd en mer kreativ form av resonemang - induktion. Induktion drar en slutsats från en uppsättning idéer, i en mening, liknande.
Exempel. Slutsatsen "Einstein var ett geni" bekräftas av sådana generaliseringar som "studerade relativitetsteorin", "studerade gravitation" och "studerade den kosmologiska konstanten".
När det gäller induktion är den logiska ordningen för argument inte så uppenbar som i avdrag. För att göra idén intuitiv för läsaren bör ordningen bestämmas av gruppens grund. Om du har grupperat delar av en helhet, till exempel en affärsenhet, ordna dem utifrån deras struktur, liknande organisationens struktur.
Använd MECE-principen (principen om ömsesidigt uteslutande, gemensamt uttömmande bestämmelser). Det vill säga att företagets divisioner inte kommer att duplicera funktioner i flera divisioner, men samtidigt kommer delarna som kombineras tillsammans att beskriva organisationen utan att förlora något.
Om grupperingen består av rekommendationer, ordna dem i kronologisk ordning, börja med den första.
Exempel. När du sammanfattar "Anställ en ny assistent", ordnar gruppering: "Placera en ledig plats, bjud in kandidater till en intervju, fatta ett beslut om anställning."
Om du har klassificerade element baserade på vissa gemensamma egenskaper, ordna dem efter nivån på karakteristiken i varje element.
För att göra rekommendationer, närma dig problemet ur en systematisk synvinkel och visualisera det med logiska träd
Affärsdokument ger ofta rekommendationer för att lösa ett problem. Använd den enkla problemlösningsprocessen för att göra rekommendationer.
1. Identifiera problemet i tydliga, mätbara termer.
Exempel. ”Fabriken förlorar tre timmars arbetstid varje dag; hur kan detta undvikas? ”
2. Ta reda på exakt vad problemet är.
Exempel. "Problemet är inte hos människor eller råvaror, utan i utrustning: det bryts ned varje dag."
3. Gräva djupare - ta reda på varför problemet finns.
Exempel. "De deltagare är inte ordentligt utbildade." Detta gör att du kan identifiera åtgärder för att lösa problemet. Till exempel "Utse ansvarsfulla lärare eller bjud in externa lärare."
För att lösa ett problem kan du visualisera det med ett logiskt träd. Ett logiskt träd är ett förenklat diagram över anslutningar som grenar från vänster till höger.
Exempel. Vinstträd: ordet "Vinst" bildar en trädstam och är uppdelat i två grenar: "Försäljning" och "Kostnader". "Kostnader" förgrenas till "Konstant" och "Variabler"
I slutändan kommer trädet att vara så detaljerat att problemen och deras källor kommer att bli uppenbara. I det här exemplet kan du förstå att vinsterna minskas på grund av stigande kostnader för vissa material.
Strukturrekommendationer baserade på det resultat du kan uppnå
Du har hittat en lösning på läsarens problem. Nu måste du övertyga honom att vidta åtgärder. Ge rekommendationer så övertygande som möjligt.
Genom att ge en rekommendation lägger du fram ett förslag till åtgärder som syftar till att uppnå önskat resultat.Gruppera åtgärder baserat på resultatet som du strävar efter att uppnå och beskriv det så att du senare kan förstå om det har uppnåtts.
Exempel. Läsaren vill öka sina vinster.
Dåligt strukturerade rekommendationer ser så här ut:
1. Studieindikatorer:
- växtproduktivitet;
- kundnöjdhet.
2. Utbilda oftare:
- anläggningspersonal;
- Försäljningspersonal.
Det finns två huvudproblem i en sådan struktur: för det första, även om grupperade åtgärder har en extern likhet, syftar de till att uppnå olika resultat; för det andra måste de önskade resultaten detaljeras för att därefter kunna bedöma om de har uppnåtts.
Följaktligen är följande struktur mer tydlig och övertygande:
1. 5% ökning av försäljningen under nästa kvartal:
- undersöka kundtillfredsställelse;
- Lär ditt säljteam oftare.
2. Minskning av produktionskostnaderna med 2% under nästa kvartal:
- studera anläggningens produktivitet;
- Lär växtpersonal oftare.
Åtgärder grupperas nu baserat på önskade resultat. Därefter kan man enkelt bedöma om målen verkligen har uppnåtts.
Använd introduktionen för att berätta läsaren om viktiga punkter i dokumentet under de första 30 sekunderna av läsningen.
Varje dokument börjar med en kort introduktion för att driva läsarens intresse och sätta scenen för att lösa problemet.
Det enklaste sättet att väcka läsarens intresse och hjälpa till att fokusera på dokumentet är att presentera introduktionen i form av en berättelse. Börja med en beskrivning av situationen (nuvarande situation), identifiera problemet och föreslå slutligen en lösning.
Exempel. Situation - "ArgonEx överväger att investera i nya gruvor i Österrike." Problem: "ArgonEx är svårt att komma in på en ny marknad." För att läsaren lätt ska kunna komma överens med dina uttalanden bör både situationen och komplexiteten vara bekant för honom.
Problemet bör orsaka läsaren frågor som "Vad måste göras?". Dokumentets huvudtext innehåller ett detaljerat svar på denna fråga, men under de första 30 sekunderna av läsningen bör en allmän uppfattning om din åsikt utvecklas.
I inledningen kommer du att uttrycka huvudpoängen såväl som de viktigaste argumenten:
Exempel. ”(Höjdpunkter) ArgonEx kan komma in på den österrikiska marknaden genom att köpa en befintlig marknadsaktör, eftersom (1) gruvtillstånd utfärdas sällan till utländska företag, (2) lokala gruvföretag säljs billigt och (3) konkurrenter lidit stora förluster i liknande situationer försöker agera på egen hand. "
Använd rubriker och formatering för att demonstrera pyramidens struktur.
För att vägleda läsaren genom pyramidens struktur, först visa den. Den mest populära metoden är rubriker som anger nivåer och idégrupper. Använd indrag för att betona nivåerna på pyramiden, decimaltal läggs också ofta till (1, 1.1, 1.1.1). Exempel:
Dokumentets namn
Här skriver de en introduktion och anger huvudargumentet samt huvudidéerna i avsnitten.
1. Det första avsnittet
Föreställ dig alltid en grupp rubriker och nyckelpunkter.
1,1. Första underavsnittet
Idén med detta underavsnitt stöds av följande numrerade stycken.
1.1.1. Bekräftar idén med det första underavsnittet
1.1.2. Bekräftar idén med det första underavsnittet
1,2. Andra underavsnittet
2. Det andra avsnittet
2,1. Första underavsnittet
2,2. Andra underavsnittet
Läsarna läser i regel rubriker flytande, därför är det inte nödvändigt att investera huvudidén i dem. Håll dem korta och uttrycker essensen i avsnittet. När du använder rubriker verkar för formellt, försök att lyfta fram huvudpunkterna, argumenten etc. i texten.
I mycket korta meddelanden är intryck det lämpligaste sättet att förmedla en enkel struktur. Exempel:
För att ringa på måndag behöver jag följande data för Japan:
- Försäljningsvolym
- kostnader
- Marknadstrender
Använd tydliga övergångar mellan grupper av argument så att läsaren inte tappar en tråd
Till och med den mest logiska strukturen i pyramiden är värdelös om läsaren inte följer med. När du flyttar mellan sektioner och underavsnitt måste läsaren veta när övergången sker. Ett sätt är att ange de viktigaste slutsatserna från den föregående i början av ett nytt avsnitt.
Exempel. Om det i det sista kapitlet finns en generalisering "ArgonEx har för många lager", kan nästa kapitel om logistik startas enligt följande: "Förutom för många lager är ArgonEx logistikprocesser ineffektiva." Så läsaren kommer att förstå att du har bytt till ett nytt undersegment av pyramiden.
Om kapitlet är särskilt långt och komplicerat ska du komplettera det med en kort sammanfattning av huvudpunkterna innan du går vidare.
Om dokumentet består av rekommendationer kan du avsluta det med ett enkelt och genomförbart avsnitt "Ytterligare åtgärder".
Det viktigaste
Strukturera dina tankar ordentligt innan du börjar skriva.
Hur man strukturerar idéer effektivt
- Hjälp läsaren - bygg tankar i form av en pyramid;
- Gruppera liknande idéer och uttrycka sedan varje grupp i en mening;
- Motivering: dra slutsatser från datakedjan med avdragsmetoden.
- Motivering: dra slutsatser från en grupp liknande punkter genom induktion.
Hur man gör användbara rekommendationer
- Närma sig problemet ur en systematisk synvinkel och visualisera det med hjälp av logiska träd;
- Strukturera dina rekommendationer baserat på det resultat du kan uppnå med dem.
Hur man uttrycker den önskade strukturen med ord
- Använd introduktionen för att berätta läsaren om viktiga punkter under de första 30 sekunderna av läsningen;
- Använd rubriker och formatering för att demonstrera pyramidens struktur;
- Använd tydliga övergångar mellan grupper av argument så att läsaren inte tappar tråden.