”Hur man ordnar saker”: en sammanfattning av Allens bok // Briefs * Nonfixing

Send

Hur man ordnar saker utan att tappa humöret

Metoden Getting Things Done (eller GTD) baseras på att fundera över resultaten och definiera "nästa steg". Huvudidén med GTD hjälper till att tydligt definiera målet och sedan varje steg mot att uppnå detta mål. Metoden är lämplig för att organisera presentationer på jobbet och för att planera julköp.

Varje uppgift ska vara liten så att du kan lösa den snabbt och bristen på tid eller motivation inte kunde stoppa dig. Denna metod hjälper till att uppnå alla dina mål i livet, hjälper till att undvika stress.

När du organiserar projekt med GTD-metoden är du alltid redo att börja arbeta med uppgiften omedelbart, oavsett vad som händer runt och var du är. GTD gör nästa steg så enkelt för dig att du inte vill skjuta upp det.

I den här boken hittar du flera enkla verktyg som du kan använda för att arbeta effektivt och upprätthålla ett sober sinne; samt rekommendationer om vilken attityd som måste utvecklas för att implementera de grundläggande principerna för GTD.

Din hjärna är ett verktyg för att tänka, inte en lagringsenhet

Att vara framgångsrik i ditt arbete betyder att vara en bra arrangör. Detta är särskilt viktigt för kunskapsarbetare, för vilka jonglering av dussintals uppgifter och projekt samtidigt är en daglig verklighet. Svårigheter uppstår när den fina linjen mellan våra personliga och professionella liv är suddig. Detta beror på att vår hjärna försöker reda ut olösta problem och påminner oss om dem i det mest inopportune ögonblicket - även om vi föredrar att ta itu med dem senare.

För att hålla all den komplexa informationen om livet under kontroll behandlar många av våra hjärnor som en skrivbordslåda eller anteckningsbok. Vi missbrukar vår hjärna och tvingar den att lagra all slags information. Tappar våra huvuden med information om oavslutade uppdrag, kommande möten och andra åtaganden, vi slösar vårdslös vår hjärnas förmåga att tänka, vilket gör det svårt att koncentrera sig på verkligt arbete.

För att arbeta så effektivt som möjligt måste vi befria våra sinnen från allt som inte är relaterat till den uppgift som vi utför vid en viss tidpunkt. Använd 100% av ditt sinnes förmåga att fokusera på uppgiften.

Om du vill tänka tydligt, behöver du en pålitlig "korg för att samla material" utanför ditt sinne

Vår hjärna har en irriterande egenskap - den låter oss aldrig glömma vad vi behöver ta hand om. Vi bombarderas ständigt med ny information, som också tar en plats i vårt sinne. Varje ny idé, varje minne och varje problem som vi glömde att lösa distraherar oss från huvudaffären.

Använd alltid den så kallade “korgen för att samla in material”: en plats utanför ditt sinne där du kan lägga till all främmande information eller idé. Du vet exakt var du hittar informationen senare, när du har tid till den. Detta låter dig helt fokusera på att skriva ett brev, prata med en kollega eller klippa gräsmattan.

Din "korg för insamling av material" kan vara en anteckningsblock, listor på din dator / telefon eller till och med lådor där du kan placera föremål och dokument. Din korg (eller korgar) för att samla material ska vara belägen i närheten - så det blir lätt för dig att hämta ut information som du annars skulle ha samlat på dig.

Ta ut papperskorgen - töm alla externa "korgar" varje vecka

För att systemet ska fungera smidigt måste du stödja det. Utveckla en vana att granska och tömma korgen en gång i veckan. Systemet "korg för insamling av material" fungerar eftersom det ger sinnet en vila med förtroende för att det inte kommer att förlora eller glömma någon viktig information.

Om systemet inte uppdateras upphör det att vara tillförlitligt och hjärnan blir vaken och upphör att lita på det. Så fort detta händer kommer det undermedvetna igen att bli distraherat av olösta problem och oavslutade uppgifter. Du bör noggrant överväga alla dina uppgifter och ordna saker, styrd av följande regler:

Korsa bort de obetydliga uppgifterna från listan.
Om du kan lösa problemet mycket snabbt (på två minuter eller mindre) - gör det omedelbart.
Förvara viktig information på ett säkert ställe. Om det är ett möte, ett projekt eller en specifik uppgift, överför det till rätt lista.
Regelbunden "korgstädning" är det enda sättet att säkerställa tillförlitlig prestanda och undvika stress.

Töm "korgen", sortera materialet efter listor

Oavsett hur materialet i din "korg" skiljer sig, behöver du inte klassificera och sortera det i separata "rutor" eller listor.

De flesta att göra-listor fungerar inte eftersom de förvandlas till "vinaigrette" av uppgifter, tankar och information. Listorna bör endast innehålla specifika, genomförbara uppgifter, men vi skriver allt oskärpligt in i dem och därför är det mycket lätt att förlora synen på enskilda genomförbara uppgifter.

Hur ordnar du saker i din korg?

Ta bort allt som är obetydligt, lösa små uppgifter och lägg till möten eller tidsfrister i din kalender.
Om detta är ett komplext arbete (det vill säga det kräver implementering av flera specifika uppgifter), inkludera det i projektet med ett tydligt syfte.
Alla andra uppgifter bör inkluderas i listan Nästa åtgärder.

"Projekt" -listan ger en översikt över alla dina nuvarande projekt.

Projekt är en viktig komponent i alla produktivitetsförbättringssystem. Ett projekt är ett önskat resultat som kräver åtgärder i flera steg. För att avgöra vilka uppgifter projektet ska bestå av, föreställ dig resultatet du vill uppnå och beskriv det önskade resultatet i en mening. Att tänka på resultatet hjälper till att formulera specifika uppgifter som kommer att leda dig närmare att uppnå projektmålet.

Listan innehåller alla projekt som ska slutföras inom en snar framtid. Detta hjälper dig att spåra och kontrollera alla pågående projekt, öka produktiviteten och koppla av.

Genom att uppdatera listan varje vecka, se till att varje projekt är schemalagd steg för steg. Alla åtgärder som utgör projektet ingår i listan med "Nästa åtgärder". Det är specifika uppgifter som kan uppnå alla mål.

Byt ut din dagliga uppgiftslista med din kalender och nästa åtgärdslista.

Dagliga listor över aktuella frågor är ineffektiva - de snedvrider din känsla av tid, vilseleder dig och får dig att tro att du verkligen har tid att göra allt det ovanstående på en dag. Sådan orealistisk planering leder till besvikelse, förlust av tid och undergång till vad du gör i förväg.

En mycket effektivare metod är att arbeta med kalendern och listorna med nästa åtgärder. Kalendern har endast ett syfte: att spela in möten. Allt som är kopplat till en viss dag eller timme - ett möte eller ett läkarbesök - ska registreras i en kalender.

Lägg alla andra uppgifter eller specifika steg i listan Nästa åtgärder. Det låter dig snabbt bestämma vilka uppgifter som är mest relevanta och om du har tid att lösa dem.

Oavsett var du är, bör du alltid ha en lista med "Nästa åtgärder" med dig. Detta ger dig möjlighet att välja vilken uppgift som är vettigt att lösa.

Om du har väl planerade och i förväg valda uppgifter kommer det inte att vara svårt för dig att bestämma vilken som är vettig att ta itu med.Föreställ dig att du är på flygplatsen och din flygning är försenad med en timme. I den här situationen, fråga dig själv:

Vilken uppgift ska jag välja nu?
Vilken uppgift kan jag avsluta under tilldelad tid?
För vilken uppgift har jag tillräckligt med energi vid en given tidpunkt?
Vilken uppgift har högsta prioritet?

Om du har för många uppgifter planerade är det vettigt att distribuera dem över flera listor och förvar. Till exempel kan en lista lagras på en smartphone och den andra på en dator. När du har sorterat uppgifterna på detta sätt vet du vilken du kan utföra när du är på skrivbordet eller vid ett möte eller medan du väntar på flygplatsen.

Vänslistor kommer att vara till hjälp när du arbetar med andra människor.

Alla nuvarande projekt bör listas i projektlistan. När du använder "Nästa åtgärder" -listan kan du se till att du arbetar konsekvent med uppgifter, som var och en leder dina projekt närmare slutförandet.

I de flesta fall bör du lita på andra personer som ansvarar för de enskilda delarna av varje projekt. Men detta betyder inte att du ska ge upp kontrollen över framstegen i något av dina projekt.

När du är beroende av andra människors arbete - du väntar på att en rapport från någon ska fortsätta arbeta med presentationen - är det värt att hålla en lista med "Väntande". Så du kan notera allt som andra människor bör ge dig, tillsammans med tidsfrister.

Genom att uppdatera denna lista varje vecka ser du vem och hur som gör sitt jobb. Du kommer att få en ny specifik uppgift: att påminna denna person om skyldigheten.

Om den här uppgiften tar dig inte mer än två minuter, gör du genast. Om inte, lägg till den i listan "Nästa åtgärder" eller till en av de mer specifika listorna och på ett vänligt sätt påminn personen om att du fortfarande väntar på hans rapport.

Spara information för en viss dag i ett kalender- eller filskap

Du kan planera en massa saker i förväg, men ibland måste du vänta på viss information innan du förvandlar materialet från din "korg" till specifika uppgifter eller möten.

Exempel. Om du planerar en intressant mässa, kanske du vill vänta lite och se dess deltagare innan du bestämmer om det är vettigt att delta i den. Om sådan information inte är tillgänglig för dig i förväg är det bäst att skjuta upp beslutet.

I de fall du inte har något val och du måste planera allt i sista minuten kommer följande strategier vara praktiska:

Ställ dig själv en påminnelse för en viss dag i kalendern.
Förvara en fil som hjälper dig att komma åt rätt information vid rätt tidpunkt.

Ett arkivskåp är ett mycket exakt och logiskt system. Det består av 43 filer: 31 filer för dagar i månaden och 12 för månader på året. Varje dag kommer du att kunna kontrollera dokument, påminnelser eller material som "skickas" till dig själv.

För att systemet ska fungera måste du använda och uppdatera det dagligen, och detta är det svåraste.

För idéer som kan bli relevanta i framtiden lägger du till dem i listan En gång / kanske.

Den här listan innehåller allt som inte finns i listorna med "Nästa åtgärder" eller "Projekt", men som inte bör störa huvudet. Listan En gång / möjligen innehåller allt material som du ännu inte har förvandlat till specifika idéer eller uppgifter. Underskatt inte dess fördelar. Det låter dig spåra projektidéer som kan vara oerhört viktiga i framtiden. Idéerna på denna lista kan delas in i grupper. Till exempel:

“Resor jag skulle vilja göra”;
“Viner jag skulle vilja prova”;
"Musiken som jag vill lyssna på."

Liksom "Nästa steg", "En gång / kanske" -listor hjälper dig att hitta den information du behöver vid rätt tidpunkt. Listor är mer tillförlitliga än ditt eget minne.

Listan En gång / möjligen bör granskas och uppdateras regelbundet om du vill använda den effektivt.

Organiserad arbetsplats och revision av ditt system varje vecka ökar produktiviteten

Alla materiallistor ska vara tillgängliga från din arbetsplats. Skapa en "kontrollstuga" - ett funktionellt mobilsystem för att komma åt information var du än är. Det är oerhört viktigt att skapa en lista och ett filsystem som du kan ta med dig vart du än går: även om du sitter fast på flygplatsen eller i snöstorm kan du fortfarande vara produktiv.

GTD-tekniken låter dig känna lugn och kontrollera alla pågående projekt: övervaka deras framsteg och se till att de går framåt.

Ditt produktivitetssystem måste alltid förbli relevant och komplett. Ditt sinne kommer att slappna av och kunna koncentrera sig helt på uppgiften endast om du litar på ditt system.

Genom att granska alla dina listor varje vecka kommer du att se till att ditt system förblir funktionellt - varje aktuellt projekt är associerat med minst en "Nästa åtgärd" i en aktuell, lättillgänglig lista. Du kommer att ha en allmän uppfattning om allt som händer. Översyn hjälper till att se "skogen" utan att tappa "träden."

Hur lång tid du lägger på en veckovisa beror på hur mycket tid du behöver för att känna dig trygg och bygga förtroende för systemet.

Planera din veckovisa, till exempel fredagskväll. Detta gör att du kan stänga ditt arbete och lämna helgen med ett klart huvud och en känsla av kontroll.

Naturlig planering klargör målen och nästa steg för dina projekt

Projektutveckling är en ganska onaturlig och ologisk process. Du måste tänka igenom och planera alla steg i förväg, ännu inte föreställa dig ett klart mål. Använd en naturlig planeringsmetod som återspeglar dina dagliga aktiviteter.

Ett exempel på vardagliga åtgärder: du är hungrig och bildar ett vagt mål ("Jag måste äta något") och ange det sedan ("Jag vill ha pizza"). Just nu dyker det upp flera idéer om hur du kan uppnå detta mål ("Jag kan antingen baka pizza, eller beställa den eller gå på en restaurang"). Alla åtgärder som du behöver vidta på vägen blir självklara.

Använd detta sätt att tänka på dina verkliga projekt: börja med den mest specifika definitionen av syfte. Det gör aldrig ont att spendera tid på att sätta mål, eftersom alla efterföljande åtgärder kommer att bero på detta. När målet är klart kommer ditt sinne automatiskt att börja brainstorma. Så du kan komma med de idéer som krävs för att uppnå målet. En bra taktik är att börja brainstorma från utsidan; skriva till exempel och spara dina idéer på papper.

När du har samlat alla dina idéer bör du organisera och gruppera dem och sedan bestämma de specifika åtgärder som krävs för att slutföra projektet.

Naturlig planering klargör kraftigt arbetet med projektet och gör det intressant, snabbt och intuitivt.

Det viktigaste

Hur arbetar man effektivt och med ett tydligt huvud?

Din hjärna är ett tänkande verktyg, inte en lagringsenhet. Om du vill tänka tydligt, behöver du en pålitlig "korg för att samla material" utanför ditt sinne.
Ta ut papperskorgen - töm alla externa "korgar" varje vecka.
När du sorterar "korgar", sortera materialet enligt tematiska listor.

Enkla verktyg som komponerar GTD-metoden

"Projekt" -listan ger en översikt över alla dina pågående projekt.
Använd listorna kalender och Nästa åtgärder istället för en daglig uppgiftslista.
Vänslistor är mycket användbara när du arbetar med andra människor.
Spara information för en viss dag i ett kalender- eller filskap.
Alla potentiellt intressanta idéer bör inkluderas i listan En gång / möjligen.
En organiserad arbetsplats och en veckovisa av ditt system är nödvändigt för produktivt arbete.